Tietosuojaseloste

Nurmijärven Maila r.y.
Päivitetty: 18.6.2026

1. Rekisterinpitäjä

Nurmijärven Maila r.y.
Kotipaikka: Nurmijärvi
Verkkosivusto: www.nurmijarvenmaila.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: [lisää nimi]
Sähköposti: [lisää sähköposti]
Puhelin: [lisää puhelinnumero]

Tämä tietosuojaseloste koskee Nurmijärven Maila r.y. jäseniä, entisiä jäseniä, pelaajia, huoltajia, valmentajia, toimihenkilöitä, vapaaehtoisia, luottamushenkilöitä, tapahtumiin ja koulutuksiin osallistuvia henkilöitä, yhteistyökumppaneita sekä seuran toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöitä.

Alaikäisten osalta tietoja voidaan käsitellä myös heidän huoltajistaan.

Käsittelemme vain seuran toiminnan kannalta tarpeellisia tietoja. Näitä voivat olla esimerkiksi:

  • nimi
  • syntymäaika tai syntymävuosi
  • yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • huoltajan nimi ja yhteystiedot
  • jäsenyystiedot ja jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
  • joukkue-, sarja- ja pelitoimintaan liittyvät tiedot
  • rooli seurassa, esimerkiksi pelaaja, valmentaja, huoltaja, toimihenkilö tai luottamushenkilö
  • tapahtumiin, leireille, koulutuksiin ja turnauksiin liittyvät ilmoittautumistiedot
  • laskutukseen ja maksuihin liittyvät tiedot
  • valokuvat ja videot seuran toiminnasta, jos niitä käytetään viestintään tai markkinointiin
  • tarvittaessa ruokavalio- ja allergiatiedot tapahtumajärjestelyjä varten
  • yhteistyökumppaneiden ja organisaatioiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot

 

Erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveystietoja, käsitellään vain, jos se on tarpeellista esimerkiksi turvallisuuden, tapahtumajärjestelyjen tai henkilön oman terveyden suojaamiseksi.

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • jäsenrekisterin ylläpito
  • jäsenyyden, joukkueiden ja seuratoiminnan hallinnointi
  • harjoitusten, otteluiden, tapahtumien, leirien ja koulutusten järjestäminen
  • viestintä jäsenille, pelaajille, huoltajille ja toimihenkilöille
  • laskutus ja maksujen seuranta
  • kilpailu-, sarja- ja lisenssiasioiden hoitaminen
  • vakuutus-, turvallisuus- ja vastuukysymysten hoitaminen
  • seuran lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen
  • seuran toiminnan kehittäminen
  • tiedottaminen, markkinointi ja seuratoiminnan näkyvyyden edistäminen
  • yhteistyökumppaneihin ja sidosryhmiin liittyvä yhteydenpito

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen seuraaviin perusteisiin:

Lakisääteinen velvoite
Yhdistyksellä on velvollisuus ylläpitää jäsenluetteloa.

Sopimus tai sopimuksen valmistelu
Tietoja käsitellään esimerkiksi jäsenyyden, tapahtumaan osallistumisen, koulutuksen, yhteistyösopimuksen tai laskutuksen hoitamiseksi.

Oikeutettu etu
Seuralla on oikeutettu etu käsitellä tietoja esimerkiksi toiminnan järjestämiseen, yhteydenpitoon, seuran sisäiseen viestintään, maksujen valvontaan ja toiminnan kehittämiseen.

Suostumus
Suostumusta voidaan käyttää esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin, yksilöityyn kuvien tai videoiden käyttöön tai muuhun käsittelyyn, jossa suostumus on tarpeen.

Elintärkeä etu tai tärkeä turvallisuuteen liittyvä peruste
Esimerkiksi allergiatietoja voidaan käsitellä, jos se on tarpeen tapahtuman tarjoilujen tai osallistujan turvallisuuden vuoksi.

Henkilötiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään, huoltajalta, seuran toimihenkilöiltä, joukkueilta, ilmoittautumislomakkeilta, jäsenrekisteristä, tapahtumajärjestelmistä, maksutiedoista sekä tarvittaessa lajiliiton tai kilpailutoiminnan järjestelmistä.

Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilötiedot saadaan yleensä organisaatiolta itseltään tai julkisista lähteistä.

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille.

Tietoja voidaan luovuttaa vain, kun se on tarpeen seuran toiminnan, lain, sopimuksen tai tapahtuman järjestämisen kannalta. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi:

  • lajiliitolle tai sarjan järjestäjälle
  • vakuutusyhtiölle
  • maksupalvelun, laskutuksen tai kirjanpidon palveluntarjoajalle
  • tapahtuman, leirin tai koulutuksen järjestäjälle
  • IT-, verkkosivu-, jäsenrekisteri- tai viestintäpalvelun tarjoajalle
  • viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää


Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja vain seuran lukuun ja seuran ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja pyritään käsittelemään ensisijaisesti EU ja ETA alueella.

Jos käytettävä palveluntarjoaja siirtää tietoja EU tai ETA ulkopuolelle, siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita tai muuta hyväksyttyä siirtoperustetta.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Jäsentietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen esimerkiksi kirjanpidon, maksujen, vastuukysymysten tai muun perustellun tarpeen vuoksi.

Kirjanpitoon ja maksuihin liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Tapahtuma-, leiri- ja koulutustietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tapahtuman järjestämisen, vastuukysymysten, osallistumisen todentamisen tai muun perustellun syyn vuoksi.

Suostumukseen perustuvia tietoja säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan tai tietojen säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa.

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin.

Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja seuran tehtävien hoitamiseen. Käyttöoikeudet rajataan tehtävien mukaan. Sähköiset järjestelmät suojataan käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja muilla käytettävissä olevilla suojauskeinoilla.

Seura ohjeistaa henkilötietoja käsitteleviä toimihenkilöitä ja pyrkii varmistamaan, että tietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti.

Seuran verkkosivusto voi käyttää välttämättömiä evästeitä sivuston tekniseen toimintaan.

Jos sivustolla käytetään analytiikka-, markkinointi- tai kolmannen osapuolen evästeitä, niistä kerrotaan erikseen evästeilmoituksessa ja käyttäjältä pyydetään tarvittaessa suostumus.

Seura voi kuvata otteluita, tapahtumia, harjoituksia ja muuta seuratoimintaa tiedotusta, viestintää ja seuran toiminnan esittelyä varten.

Yksittäistä henkilöä selvästi korostavien kuvien tai alaikäisten kuvien käytössä noudatetaan erityistä huolellisuutta. Tarvittaessa kuvan käyttöön pyydetään suostumus henkilöltä itseltään tai alaikäisen huoltajalta.

Henkilöllä tai huoltajalla on oikeus pyytää kuvan poistamista seuran omista kanavista, ellei kuvan säilyttämiselle ole perusteltua syytä.

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa
  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
  • pyytää tietojen poistamista
  • pyytää käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
  • vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
  • peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
  • saada itse toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa, jos lainsäädännön edellytykset täyttyvät


Pyyntö tulee toimittaa seuran tietosuoja-asioiden yhteyshenkilölle. Seura voi tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi ja pyynnön käsittelemiseksi.

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Osa henkilötiedoista on tarpeen jäsenyyden, tapahtumaan osallistumisen, joukkueessa toimimisen, laskutuksen tai lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.

Jos pakollisia tietoja ei anneta, seura ei välttämättä voi ottaa henkilöä jäseneksi, ilmoittaa häntä joukkueeseen, hyväksyä tapahtumailmoittautumista, hoitaa laskutusta tai valita henkilöä luottamustehtävään.

Nurmijärven Maila r.y. voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos seuran toiminta, järjestelmät tai lainsäädäntö muuttuvat.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan seuran verkkosivuilla.